行政助理兼发展业务经理

Summary

职务名称

行政助理兼发展业务经理

部门

大学的发展

汇报对象(职位名称)

大学发展副校长

状态

全职/豁免

工作总结

行政助理和发展运营经理提供直接支持 给大学发展副总裁. 这个角色将协调和管理行政人员 安排，准备和组织重要的会议材料和演示，协调 部门预算，除了办公室的日常管理. 能力 能够处理多个问题，分清轻重缓急，管理截止日期; 能够谨慎处理机密信息. 强大的人际关系, 沟通(包括良好的写作和校对能力)，外交和组织能力 技能要求. 熟练使用Office办公软件(Word, Excel, PowerPoint， 和展望)是必要的. Proactive and independent approach to work; team player with 需要强烈的主人翁意识. 具有专注于细节的能力 精度. 能够独立工作.

监管责任

• 管理副总裁的业务和行政需求
• 监督部门的日常工作流程和运作
• 管理开发团队的行政职责
• 作为部门内部和外部需求的第一联系人
• 偶尔为晋升人员提供行政支持

职责/责任

行政职责

• 作为大学发展副校长的联络人和联络点
• 提供高级行政支持，包括起草和管理信函; 安排约会和管理高管的日程
• 在保密的过程中，对敏感问题有最高的判断力 档案，电子记录，以及大学推进副校长的日历和电子邮件
• 计划，预算，协调和监督大学发展副总裁要求的项目
• 创建/准备信函，演示文稿，报告，图表，电子表格 或者代表副总统
• 协调副校长与校园和其他成员的沟通 必要时. 撰写和编辑信件，包括但不限于礼物和信件 其他致谢，信件，建议，和后续通信的各种 成分
• 亲自管理和汇报上级安排的特殊部门项目 副总统

开发团队

• 为副总裁和开发团队组织差旅，协调费用并编写报告
• 确保开发领导团队及时跟进并按时完成任务
• 负责出席会议并做好会议记录 操作
• 计划部门会议的后勤和议程，并在会议之前向副总裁汇报 会议及活动
• 处理内部会议的安排，包括设施安排、食物安排、议程安排; 截止日期提醒等.
• 准备大学发展的特别报告和日常报告，包括周报 报告
• 作为办公室联系人适当地接听和直接电话
• 管理和监督大学发展小组运作资金的正确使用
• 跟踪所有部门的发票和费用，并向主管提供余额报告
• 维持部门办公室供应水平
• 每天领取部门收到的邮件和包裹
• 管理大学进步表，包括内部/外部活动，高尔夫 购物车使用情况、假期请求等.

人民与文化办公室

• 作为人力资源事务的联络人和联络点 新聘，调动，解雇，工作分类变更的记录，以及 副总裁交办的其他工作
• 通过填写表格、报告、日志和记录来记录人力资源活动
• 协助部门内的人力资源流程，包括绩效 审核、招聘、面试和其他必要的人力资源行政工作
• 支持所有入职流程，包括初始材料
• 与部门共享重要流程，表格，截止日期
• 寻找空缺职位的协调员

所需的技能/能力

• 优秀的口头和书面沟通能力
• 出色的时间管理能力
• 较强的分析和解决问题的能力
• 能够区分任务的优先级，并在适当的时候分配任务
• 能够成熟地处理敏感和机密信息
• 能自如地与高层管理人员交流
• 具有团队合作精神，能够培养富有成效的工作关系
• 足智多谋，积极进取

学历、证书、执照、 & 经验

• 本科以上学历优先
• 3 - 5年支持高级管理人员或团队的工作经验
• 优秀的计算机技能，包括办公软件

生理需求

例子:

• 必须能够举起和携带重达20磅的设备和物资.
• 必须能够弯腰，弯腰，伸手.
• 灵巧的手能有效地操作电脑键盘和其他商业机器.
• 有足够的听力，能进行有效的面对面和电话沟通.

重要提示

这不是所有责任、职责和/或所需技能的详尽清单 对于这个职位. 大学保留修改及更改责任的权利 满足组织需求.

应用

有兴趣的申请人被要求提交一份简历、求职信和简历副本 推荐人名单和一份完整的 居的应用程序 给乔纳森·米尔斯 uajobs@mays24.com.